Příloha
č. 4
Pokyny k dokladování žádosti o platbu
Žádost o platbu, která bude uzavřena prohlášením o úplnosti a pravdivosti všech uvedených údajů, by měla obsahovat minimálně následující údaje :
1) Identifikace operačního programu
2) Bankovní spojení
3) Přílohy ve složení
a) monitorovací zpráva
b) uznatelné výdaje projektu
c) přehled mzdových nákladů
ad a) monitorovací zpráva – je uvedena v jako příloha IV v Příručce pro příjemce finanční podpory projektů OP RLZ. Při zpracování monitorovací zprávy je třeba zkontrolovat a doložit zejména následující skutečnosti :
aa) zda je čerpání v souladu s účelem dotace
ab) zda jednotlivé platby věcně odpovídají popisu projektu
ac) zda odpovídá skutečné plnění aktivit projektu harmonogramu prací stanovenému
v rozhodnutí
ad) zda je dodrženo rozdělení celkových prostředků dotace na mzdové prostředky v členění na platy, OON, sociální pojištění, zdravotní pojištění, FKSP) a ostatní náklady dle odsouhlaseného rozpočtu projektu v souladu s částkami uvedenými v rozhodnutí (za mzdové prostředky lze považovat pouze mzdy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti a smlouvu podle autorského zákona)
ae) Část 7 a) Monitorovací zprávy se zabývá uznatelnými výdaji – v monitorovací zprávě se zde uvedou souhrnně údaje za jednotlivé kapitoly odsouhlaseného rozpočtu projektu, přílohou této zprávy je souhrnná tabulka všech plateb v členění dle jednotlivých měsíců (příloha č. A ). Před odesláním žádosti doporučujeme zkontrolovat,
- zda jsou všechny platby uvedené ve vyúčtování doloženy kopiemi všech dokladů (originály všech dokladů archivuje příjemce dotace)
- zda jsou kopie dokladů v souladu se souhrnnou tabulkou všech plateb (částka, číslo dokladu, podpisy na výdajových pokladních dokladech apod.)
Pro účely sjednocení podkladů pro platby a snazší identifikaci vazby dokladů k platbám doporučujeme
1) vytvořit samostatný systém označování a číslování dokladů souvisejících s realizací projektu. Předpokládáme, že veškeré doklady související s realizací projektu budou mít samostatné číslování. Cílem je vždy jednoznačně identifikovat platbu a nalézt související účetní doklady. Systém číslování jednotlivých plateb je třeba zachovat po celou dobu realizace projektu.
2) V souhrnné tabulce doporučujeme uvádět jak číslo dokladu z účetnictví organizace, tak i pořadové číslo dokladu v projektu (začíná od dokladu č. 1), datum účetní i datum platby, typ dokladu na základě kterého byla platba realizována, syntetické číslo účtu, analytické číslo účtu, text upřesňující titul platby, měsíční obrat dle nákladů (účetní doklad), podíl ESF – 75 %, podíl SR – 25 % (soupis dokladů). V poznámce je třeba uvést odkaz na přílohu, která výdej dokládá (přehled mzdových nákladů dle jednotlivých pracovníků, cestovné – vč. dokladů prokazujících výdaj, odpisový plán a doklad prokazující skutečné využití pro projekt atd.) – jedna z možných variant dokladování je uvedena v příloze.
Ad b) Upřesnění k prokazování uznatelných nákladů :
Při prokazovaní uznatelných
nákladů je třeba vycházet z Příručky pro příjemce finanční podpory OP RLZ a níže uvedených
dispozic.
Vyčíslení platů a osobních nákladů musí být doloženo jmenovitým seznamem zaměstnanců vč. adres a počtu odpracovaných hodin (příloha B - Mzdové náklady, příloha C – Výkaz práce). Do uznatelných nákladů nelze zahrnout náklady, které jsou sice odsouhlasené kolektivní smlouvou, zaměstnanec na ně má z tohoto titulu nárok, ale nesouvisí se zabezpečováním aktivit týkajících se přímo projektu (např. příspěvek na stravování)
Náklady na cestovné požadujeme uvést jednou položkou s přílohou, z níž je možné identifikovat detail za jednotlivou cestu – nutno doložit cestovními příkazy, případně náklady na pohonné hmoty, parkování apod.
Zařízení a vybavení – nutné dodržet stanovený limit, nesmí se jednat o investiční náklad.
Při vyčíslení režijních nákladů musí být jednoznačně prokázán způsob propočtu poměrných nákladů. Způsob propočtu těchto nákladů musí být dodržován po celou dobu realizace projektu.
V případě účtování nákladů na pronájem je nutné při první platbě doložit nájemní smlouvu.